Inicio Tercera Temporada

Reconozco que cuando empecé el Blog lo hice un poco al tun tún sin mucha organización y cogiendo ideas del día a día para ir subiendo nuevos Posts, después de bastante tiempo ya admito que es fundamental organizar el contenido y agrupar así las ideas, conceptos y planteamientos que queremos exponer.

Por ello he decidido poner un punto y aparte, dando comienzo a un nuevo capítulo que ésta vez si que está organizado y estructurado. Habrá conceptos sobre los que ya haya hablado pero que igualmente tienen su lugar en el contenido.

Esta vez son mis propios apuntes y resúmenes, como os podéis imaginar extraídos directamente de material de formación para la certificación PMP, del libro de Rita, del PMBooK y de material didáctico del Máster. Esto se debe a que el lenguaje y los términos que se utilizan son extremadamente importantes y sensibles para la certificación y para mantener un lenguaje común en la gestión de proyectos.

Evidentemente son resúmenes o esquemas de mucho material y de lo que en mi opinión hay que tener claro para el examen, con lo que leer al menos una vez los libros oficiales siempre es necesario y muy instructivo. Me he percatado también de que esto es necesario repasarlo, es cómo todo, no todo lo aplicas y por tanto se puede oxidar, por lo que a mí personalmente me viene genial para repasar conceptos y la teoría.

A continuación el índice con enlaces directos a los diferentes post:

Índice del Contenido

  1. Marco de Referencia
  2. La gestión de proyectos PMI
  3. Gestión de la Integración
  4. Gestión del Alcance
    • Procesos de dirección
    • Proceso: Planificar la Gestión del Alcance
      • Recopilar los Requisitos
      • Categoría de Requisitos
      • Nivelar los requisitos de los interesados
      • Resolver los requisitos en competencia
      • La EDT
    • Proceso: Validar el Alcance
      • Relación proceso Validar el Alcance y Realizar el Control de Calidad
    • Proceso: Controlar el Alcance
  5. Gestión del Tiempo
    • Procesos de dirección
    • Proceso: Planificar la Gestión del Tiempo
    • Proceso: Secuenciar las actividades
      • Métodos de Diagramación
      • Tipos de Dependencias
      • Adelantos y Retrasos (Leads and Lags)
    • Proceso: Estimar la Duración de las Actividades
      • Relleno o Padding
      • Técnicas de Estimación: (tiempo y coste)
      • Toma de Decisiones en Grupo
      • Análisis de Reserva
    • Proceso: Desarrollar el cronograma
      • Análisis de red del Cronograma.
  1. Gestión del Coste
    • Procesos de dirección
    • Planificar la Gestión de Costos
      • Conceptos de la Gestión de los Costos
    • Proceso: Estimar los Costos
      • Tipos de costos
      • Tipo de Estimaciones
      • Precisión de los Estimados
    • Proceso: Controlar los Costos
      • Medición del Valor Ganado
  1. Gestión de la Calidad
    • Procesos de dirección
    • Proceso: Planificar la Gestión de Calidad
    • Proceso: Realizar el Aseguramiento de la Calidad
    • Proceso: Controlar la Calidad
  2. Gestión de los Recursos Humanos
    • Procesos de dirección
    • Proceso: Planificar la Gestión de los Recursos Humanos
      • Diagramas de la organización y descripciones de puestos
      • Diagrama Responsable, Encargado, Consultar e Informar (RACI)
      • Proceso: Adquirir el Equipo (Final) de Proyecto
      • Tipos de Equipo
    • Proceso: Desarrollar el Equipo (Final) de Proyecto
      • Actividades de Formación
      • Capacitación
      • Reubicación
    • Proceso: Dirigir el Equipo (Final) de Proyecto
      • Estilos de Dirección y Liderazgo:
      • Fuentes de Conflicto
      • Resolución de Conflictos
      • 4 teorías de automotivación
  1. Gestión de las comunicaciones
    • Procesos de dirección
    • Proceso: Planificar la dirección de las Comunicaciones
      • Obstáculos en la comunicación
    • Tipos de Comunicación
    • Gestión de los Canales de Comunicación
  2. Gestión de los Interesados/StakeHolders
  3. Gestión de los Riesgos
    • Procesos de dirección
    • Conceptos
      • Factores de Riesgo
      • Aversión al riesgo
    • Categoría de Riesgos o Fuentes de Riesgos
      • Tipos de Riesgos
    • Estrategias de respuesta a los Riesgos
    • Herramientas/Técnicas
  1. Gestión de las Adquisiciones
    • Procesos de dirección
    • Proceso: Planificar la gestión de las adquisiciones
      • Enunciado del trabajo de Adquisiciones
      • Tipos de Enunciado del trabajo
      • Tipos de Contrato
    • Proceso: Efectuar las adquisiciones
      • Negociaciones
      • Contratos
    • Proceso: Cerrar las adquisiciones
    • Resumen Adquisiciones
    • Herramientas/Técnicas
    • Trucos para responder a las preguntas de adquisiciones
  2. Técnicas de Repaso
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Planes de gestión y Plan de Dirección del Proyecto

Planes de gestión y Plan de Dirección del Proyecto.


Los planes de gestión piensan en el futuro, y existen planes de gestión para todas las áreas de conocimiento.

También existen los siguientes planes de gestión

  • Plan de Gestión de Cambios
  • Plan de Gestión de Configuración
  • Plan de Gestión de Requisitos
  • Plan de Mejora de Procesos

El @plan de dirección de Proyecto cumple una función de integración, integra todos los planes de gestión individuales en un elemento cohesivo, incluye:

  1. Planes de gestión de cada área de conocimiento
  2. Las líneas base de alcance, cronograma y costos
  3. Planes de gestión adicionales
    o Cambios
    o Configuración
    o Requisitos
    o Otros

Nota: Esto lo pongo aquí para adelantarlo antes de verlo en planificación, hasta que no se tiene el plan de proyecto no se realiza el @Kickoff!, se podrán realizar distintas reuniones pero el @Kickoff como tal se realiza cuando ha finalizado y se ha acordado y aceptado el plan de proyecto.

En función del tamaño del proyecto y de la naturaleza del mismo estos planes tendrán mayor o menor profundidad y serán o no, prescindibles, aunque nunca será prescindible el ejercicio de evaluar las distintas áreas, por ejemplo, evaluar los riesgos es siempre necesario sin embargo crear un plan formal de riesgos puede no serlo, por el esfuerzo y coste que puede implicar en contraste con la dimensión del proyecto.

No es lo mismo un proyecto para construir un aeropuerto que para crear y desplegar una aplicación web normal (una aplicación web también puede ser monstruosa pero bueno).

Esquema Entradas y Salidas – Gestión de la integración

Para poder acceder rápidamente a través del índice lo pongo como un post aparte, este sería el diagrama que utilice para repasar las entradas y salidas de la gestión de la integración. A otras personas les va mejor los cuadros, y a otras incluso tenerlo en texto directamente.

Entradas - Salidas - Gestión de la Integración

La calidad no es muy buena, intentaré subirlo de nuevo con buena calidad y más colores, pero es una idea que a mí me sirvió, se ve que entradas son comunes a varios procesos por ejemplo los APOS con entradas de todos los procesos de integración.

De todas formas se puede re-adaptar a cada uno y los cuadros están por todo internet.

Más Términos de Contabilidad

Términos de Contabilidad


Además de los métodos de selección de proyectos y en concreto de los modelos económicos, hay algunos términos de contabilidad que son muy útiles tener presentes y conocer, y como siempre especialmente si se quiere abordar la certificación PMP.

Por ello estos son otros términos de contabilidad adicionales para la selección de proyectos necesarios:

Valor Económico agregado (EVA): Analiza si el proyecto dará a la compañía más valor que los costos iniciales.

Costo de oportunidad: Se refiere a la oportunidad que se deja de lado para seleccionar un proyecto sobre otro, es la suma del valor de los proyecto/s no seleccionado/s.

Costos irrecuperables: Son costos gastados, estos costos no se tienen en cuenta en el momento de decidir si continuar o no con un proyecto. Ojo con esta que cae en el examen.

Ley de rendimientos decrecientes: Agregar más factores no produce un aumento proporcional en la productividad. Un ejemplo muy claro, si añadimos una persona más para realizar un trabajo la productividad no es completa siempre se va perdiendo, por distintos factores. (Éste término es interesante para profundizar más).

Capital de trabajo: Se refiere a los activos actuales menos los pasivos actuales de la organización, es la cantidad de dinero que la compañía tiene para invertir.

Depreciación: Respecto a este término hay que tener claro que existen dos formas de depreciación principales:

  • Depreciación de Línea recta: La misma cantidad de depreciación ocurre cada año
    Imagen
  • Depreciación acelerada: Existen dos formas (180, 150,130…)
    • Balance de doble amortización decreciente
    •  Por suma de los dígitos del año

depreciacion

El tema de la depreciación también es un campo en el que se puede investigar bastante más y profundizar pero a nivel de examen es suficiente con recordar y manejar estos conceptos sintetizados.

Estos Post son un poco más pesados pero siguen siendo necesarios porque nos dan base y nos permitirán acertar de forma rápida unas pocas preguntas muy valiosas en el examen.

En cualquier caso si nos preguntan por estos términos seguimos en la gestión de la integración.

Métodos de Selección de Proyectos

Métodos de Selección


Seguimos con el tema de Gestión de la Integración (Área de conocimiento) en el Grupo de Procesos de Inicio, antes de iniciar cualquier proyecto es probable que se evalúen distintos proyectos desde distintas áreas de negocio, en empresas grandes por ejemplo es necesario ordenar los proyectos por prioridad, en empresas pequeñas puede ser más difícil aunque se puede intentar también.

elegir

Para ésta tarea tenemos distintos Métodos de Selección de Proyectos que intentan de alguna forma dar una salida más o menos objetiva (según el método) para poder realizar está evaluación de manera equilibrada y que no sea una selección subjetiva.

Para la certificación es importante centrarnos en la siguiente tabla de métodos, por un lado los métodos de beneficio – enfoque comparativo y por otro los de optimización – enfoque matemático (fáciles de recordar por la palabra programación),

Nota: Atención a las palabras resaltadas!

metodos-de-seleccion-de-proyecto

El que tenemos que tener muy claro para el examen es el caso de los Modelos Económicos resumido en la siguiente imagen.

modelos-economicos

Las flechas de la derecha nos asocian que debemos elegir el de mayor valor (flechas verdes hacia arriba) y el de menor valor (flecha azul hacia abajo).

Sobre estas técnicas y métricas hay mucha documentación pero éstas imágenes simplifican aquello esencial que debemos manejar. Suelen ser preguntas directas en el examen y deberíamos responderlas casi al instante, estas son las fáciles, por otro lado son conceptos generales de gestión de proyectos.

Toda esta información se podría encontrar en el Caso de Negocio o Business Case (Input) por ejemplo y contribuye lógicamente a que se dé visto bueno al proyecto y por tanto a que se desarrolle el Acta de Constitución (Output) .

Gestión de la Integración – Procesos de Dirección

Procesos de dirección


La gestión de la integración se encarga precisamente de aunar la estructura principal del conjunto de la gestión del proyecto desde el inicio hasta el cierre. Si por ejemplo hacemos un esquema de lo que supondría gestionar un proyecto y lo comparamos con los procesos de dirección del área de conocimiento de integración veríamos una secuencia muy coherente.

Los procesos de Dirección son los que siguen:

gestion-de-la-integracion-procesos-de-direccion

Desarrollar el Acta de constitución: Refleja el inicio formal del proyecto su aprobación por parte del negocio y el patrocinador, así como la personificación y responsabilidad del jefe de proyecto.
Desarrollar el Plan para la dirección del proyecto: Unifica todos los planes subsidiarios en un todo cohesivo.
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto: Hay que encargarse de ceñirse y seguir el plan definido tanto a nivel de trabajo como del equipo de personas que lo conforman.
Dar seguimiento y controlar el Trabajo + Realizar el control integrado de cambios: Validar el trabajo e incluso realizar ajustes al plan son procesos también de la gestión de la integración. El control integrado de cambios es uno de los pilares que hay que cuidar en el proyecto y cuya gestión puede tener un impacto crucial en el desempeño y resultado del proyecto.
Cerrar el proyecto o fase: Sabemos que un proyecto es un proceso finito, por lo que el proceso de cierre es formal e implica un trabajo que es importante respetar.

Si nos fijamos nos damos cuenta que la gestión de la integración es el único Área de Conocimiento que tiene Procesos de Dirección en cada Grupo de Procesos(Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre)

Nota: Recordar que asentar bien la terminología de:

  • Área de conocimiento
  • Proceso de Dirección
  • Grupo de Procesos de Dirección

Es el primer paso para afrontar esta metodología y para el examen de certificación, al principio puede ser frustrante y confuso pero a medida que se avanza se afianza y es de lo más útil a nivel de terminología.

PMI y Los PMIsmos

Los PMIsmos

Los PMIsmos son principios que el PMI asume como ciertos y que hay que conocer y entender para afrontar el examen de certificación, por norma general están localizados en la bibliografía relacionada (por ejemplo en el libro de Rita Mulcahy o en el PMBOk).

Son importantes porque nos ayudaran a situar el marco de la pregunta del examen e incluso puede en algunas ocasiones ayudarnos a descartar alguna respuesta incorrecta.

Dos ejemplos:

  • “El director del proyecto pone primero los intereses del proyecto, antes que los propios.”
  • “El director del proyecto es asignado durante la iniciación del proyecto y no durante la vida del proyecto.”

Ojo! De la mano de los Pmismos hay que recordar que es realmente importante situarse de forma neutra para el examen, con esto quiero decir que no nos dejemos llevar por lo que vemos en el día a día de la empresa o en los proyectos en los que hayamos podido trabajar, porque esto nos puede llevar a errores comunes, por ello para el examen respondemos siempre desde la perspectiva estricta de la metodología y luego en los proyectos lógicamente adaptamos ésta o cualquier otra metodología a la realidad del mismo por supuesto manteniendo la coherencia de la metodología.

Entradas/Salidas y Herramientas/Técnicas

Entradas/Salidas y Herramientas/Técnicas


En realidad todo el material que utilizamos y generamos para la gestión de un proyecto sigue un proceso cómo hemos visto, la base más allá de cada área de conocimiento es la de disponer de unas Entradas / Inputs que a través de unas Técnicas / Herramientas concretas transformamos o modificamos en unas Salidas / Outputs, que por norma general en gestión tradicional suele ser documentación de algún tipo.

Por ejemplo:
El proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Generalmente las Entradas, Salidas y Herramientas nos viene dado en el Pmbok en forma de cuadros para sintetizar los procesos.

proceso desarrollar el acta de constitución 1

proceso desarrollar el acta de constitución

Es decir, estos cuadros nos indican exactamente cómo debemos hacer algo, en este caso de ejemplo, cómo debemos hacer el Acta de Constitución, para ello necesitamos disponer de todas las entradas indicadas y mediante el juicio de expertos y algunas técnicas de facilitación, terminaríamos por desarrollar un acta de constitución sólido, si empezamos a perder de vista entradas o no utilizamos las técnicas apropiadas podemos incurrir en un gasto de tiempo y esfuerzo y probablemente no nos quede un acta de constitución sólido.

Si por ejemplo nuestro equipo de planificación está teniendo problemas para desarrollar alguno de los planes subsidiarios puede deberse a que haya una carencia de Inputs lo que se traduce en falta de información, es responsabilidad del jefe de proyecto guiar el proceso de gestión y asegurarse de que la información llega en tiempo y forma a todos los Stakeholders, incluidos el propio equipo de dirección.