Gestión de la Integración – Procesos de Dirección

Procesos de dirección


La gestión de la integración se encarga precisamente de aunar la estructura principal del conjunto de la gestión del proyecto desde el inicio hasta el cierre. Si por ejemplo hacemos un esquema de lo que supondría gestionar un proyecto y lo comparamos con los procesos de dirección del área de conocimiento de integración veríamos una secuencia muy coherente.

Los procesos de Dirección son los que siguen:

gestion-de-la-integracion-procesos-de-direccion

Desarrollar el Acta de constitución: Refleja el inicio formal del proyecto su aprobación por parte del negocio y el patrocinador, así como la personificación y responsabilidad del jefe de proyecto.
Desarrollar el Plan para la dirección del proyecto: Unifica todos los planes subsidiarios en un todo cohesivo.
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto: Hay que encargarse de ceñirse y seguir el plan definido tanto a nivel de trabajo como del equipo de personas que lo conforman.
Dar seguimiento y controlar el Trabajo + Realizar el control integrado de cambios: Validar el trabajo e incluso realizar ajustes al plan son procesos también de la gestión de la integración. El control integrado de cambios es uno de los pilares que hay que cuidar en el proyecto y cuya gestión puede tener un impacto crucial en el desempeño y resultado del proyecto.
Cerrar el proyecto o fase: Sabemos que un proyecto es un proceso finito, por lo que el proceso de cierre es formal e implica un trabajo que es importante respetar.

Si nos fijamos nos damos cuenta que la gestión de la integración es el único Área de Conocimiento que tiene Procesos de Dirección en cada Grupo de Procesos(Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre)

Nota: Recordar que asentar bien la terminología de:

  • Área de conocimiento
  • Proceso de Dirección
  • Grupo de Procesos de Dirección

Es el primer paso para afrontar esta metodología y para el examen de certificación, al principio puede ser frustrante y confuso pero a medida que se avanza se afianza y es de lo más útil a nivel de terminología.

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PMI y Los PMIsmos

Los PMIsmos

Los PMIsmos son principios que el PMI asume como ciertos y que hay que conocer y entender para afrontar el examen de certificación, por norma general están localizados en la bibliografía relacionada (por ejemplo en el libro de Rita Mulcahy o en el PMBOk).

Son importantes porque nos ayudaran a situar el marco de la pregunta del examen e incluso puede en algunas ocasiones ayudarnos a descartar alguna respuesta incorrecta.

Dos ejemplos:

  • “El director del proyecto pone primero los intereses del proyecto, antes que los propios.”
  • “El director del proyecto es asignado durante la iniciación del proyecto y no durante la vida del proyecto.”

Ojo! De la mano de los Pmismos hay que recordar que es realmente importante situarse de forma neutra para el examen, con esto quiero decir que no nos dejemos llevar por lo que vemos en el día a día de la empresa o en los proyectos en los que hayamos podido trabajar, porque esto nos puede llevar a errores comunes, por ello para el examen respondemos siempre desde la perspectiva estricta de la metodología y luego en los proyectos lógicamente adaptamos ésta o cualquier otra metodología a la realidad del mismo por supuesto manteniendo la coherencia de la metodología.

Entradas/Salidas y Herramientas/Técnicas

Entradas/Salidas y Herramientas/Técnicas


En realidad todo el material que utilizamos y generamos para la gestión de un proyecto sigue un proceso cómo hemos visto, la base más allá de cada área de conocimiento es la de disponer de unas Entradas / Inputs que a través de unas Técnicas / Herramientas concretas transformamos o modificamos en unas Salidas / Outputs, que por norma general en gestión tradicional suele ser documentación de algún tipo.

Por ejemplo:
El proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Generalmente las Entradas, Salidas y Herramientas nos viene dado en el Pmbok en forma de cuadros para sintetizar los procesos.

proceso desarrollar el acta de constitución 1

proceso desarrollar el acta de constitución

Es decir, estos cuadros nos indican exactamente cómo debemos hacer algo, en este caso de ejemplo, cómo debemos hacer el Acta de Constitución, para ello necesitamos disponer de todas las entradas indicadas y mediante el juicio de expertos y algunas técnicas de facilitación, terminaríamos por desarrollar un acta de constitución sólido, si empezamos a perder de vista entradas o no utilizamos las técnicas apropiadas podemos incurrir en un gasto de tiempo y esfuerzo y probablemente no nos quede un acta de constitución sólido.

Si por ejemplo nuestro equipo de planificación está teniendo problemas para desarrollar alguno de los planes subsidiarios puede deberse a que haya una carencia de Inputs lo que se traduce en falta de información, es responsabilidad del jefe de proyecto guiar el proceso de gestión y asegurarse de que la información llega en tiempo y forma a todos los Stakeholders, incluidos el propio equipo de dirección.

Áreas de Conocimiento

Áreas de Conocimiento


Del mismo modo y teniendo presente la imagen del cuadro de PMI podemos tener una imagen rápida de las distintas áreas de conocimiento, estas cómo es de imaginar, agrupan procesos por naturaleza y foco común que mantienen, es decir, cada área de conocimiento, dentro de las distintas áreas las más conocidas son Alcance, Tiempo y Coste pero son bastantes más.

Para identificarlo claramente tenemos que abordar el cuadro desde una perspectiva horizontal.

áreas de conocimiento

Las áreas de conocimiento son:

  • Gestión de la Integración
  • Gestión del Alcance
  • Gestión del Tiempo
  • Gestión del Coste
  • Gestión de la Calidad
  • Gestión de las Comunicaciones
  • Gestión de los Riesgos
  • Gestión de las Adquisiciones
  • Gestión de los Interesados

Este cuadro y sus normas generales podremos deducir claramente en que momento, área de conocimiento o proceso nos encontramos en el proyecto, aspecto fundamental para poder elegir correctamente la respuesta en el examen de certificación.

Grupos de Procesos de Gestión

Grupos de Procesos


Siempre que alguien piensa en el PMbook y en la visión de gestión a través de la metodología tradicional, la primera imagen que tenemos (o deberíamos tener en la cabeza con mayor o menor detalle) es la del famoso cuadro de PMI qué es ni más ni menos que el resumen y guía general de todo el proceso.

Probablemente la imagen no se vea muy bien pero si las flechas que es lo que interesa remarcar en este post.

grupos de procesos de gestión

Lo importante que tenemos que saber es que PMI dos distinciones muy claras en gestión de proyectos, por un lado los Grupos de Procesos, las columnas por lo que nos enfocaríamos en visualizar el cuadro en vertical y por otro las Áreas de conocimiento (próximo post).

Cuidado con confundirlo con las fases o ciclos de desarrollo de software que por norma solemos definir como:

  • Inicio,
  • Diseño,
  • Desarrollo o Implementación,
  • Despliegue,
  • Cierre o Transferencia.

El ciclo de vida del proyecto y los grupos de procesos son cosas diferentes y hay que marcar bien esa diferencia, estos grupos de procesos se pueden repetir en las distintas fases de un proyecto que dependiendo del sector (arquitectura, Ingeniería del Software, Medicina…) los proyectos pueden tener un ciclo de vida concreto.

Por ejemplo:

“Supongamos que tenemos un proyecto en el que se va a diseñar y construir una gran fábrica de manufactura y supongamos que el ciclo de vida del proyecto se divide en las siguientes fases”

esquema concepto ciclo y grupos de proceso

“Como se aprecia claramente dentro de cada fase y debido a la dimensión de cada una se realizan y llevan a cabo todos los procesos de dirección, incluidos los procesos de inicio y los procesos de cierre en cada fase.”

Hay que tener claro que PMI identifica 47 Procesos de gestión agrupados en 5 Grupos de Procesos

  • Grupo de Proceso: Inicio (2 procesos)
  • Grupo de Proceso: Planificación (24 procesos)
  • Grupo de Proceso: Ejecución (8 procesos)
  • Grupo de Proceso: Seguimiento y Control (11 procesos)
  • Grupo de Proceso: Cierre (2 procesos)

Otro aspecto muy importante es que estos procesos, no son secuenciales a excepción de los procesos de planificación que si son secuenciales e iterativos. Es decir en general todos los procesos pueden producirse y se llevan a cabo en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto.

El caso más claro que nos ayuda a recordar esto es por ejemplo el proceso, Identificar Interesados, del grupo de procesos de inicio que se puede producir a mitad del proyecto, porque o bien no lo habíamos identificado al principio o ha surgido un interesado o stakeholder nuevo durante el proyecto.

Otros Conceptos

Otros conceptos a recordar


Tanto si nos queremos enfrentar al examen de certificación PMP cómo si queremos tener en mente términos y conceptos relacionados con la gestión de proyectos, hay algunos conceptos que aunque prioritarios nos tienen que sonar, de forma que podamos situarnos rápidamente.

  • Puntos de Chequeo, Puertas de despedida o puntos de asesinato son todos términos para revisiones de fase y decisión de si continuar o no con el proyecto.
  • El hecho Romper los proyectos grandes en fases permite mantener el foco en los objetivos de negocio y que estos sigan siendo válidos.
  • Las principales Destrezas de Dirección general son Planear, Organizar, dotar de personal, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones.
  • El Valor Monetario Esperado es la probabilidad multiplicada por impacto de una oportunidad (riesgos).
  • Regla 4/40 Siempre nos enfoca al de Definición de alcance.
  • Regla de 80/20 Por norma general nos sitúa en Definición de calidad/ Problemas.

Existen muchos más pero estos de base son interesantes tenerlos presentes. Saldrán más adelante.

Oficina de Dirección de Proyectos

PMO


La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) tiene como misión principal la de Centralizar y Estandarizar todo el proceso de dirección de proyectos dentro de una compañía. En función del tipo de este organismo, mayor o menor será su implicación en el proceso.

Últimamente le estoy encontrando utilidad para designar que metodología podemos aplicar en función de la naturaleza del proyecto, evitando caer en el concepto o el supuesto de que siempre nos referimos a metodología tradicional y no es así, podemos incluir por ejemplo que en un proyecto sea necesario o mejor aplicar Scrum o cualquier metodología ágil.

  • De Apoyo
    Proporciona políticas, plantillas y lecciones aprendidas. Ejerce un nivel bajo de control sobre los proyectos.
  • De Control:
    Proporciona apoyo y dirección en la organización con respecto a la dirección de proyectos, utiliza herramientas específicas de dirección y garantiza el cumplimiento de las prácticas de la organización. Ejerce un nivel moderado de control.
  • De Dirección:
    Proporciona directores de proyectos para diferentes proyectos y es responsable de los resultados de esos proyectos, todos los proyectos, o los proyectos de cierto tamaño, tipo o influencia son dirigidos por esta oficina. Ejerce un alto nivel de control.