Más Términos de Contabilidad

Términos de Contabilidad


Además de los métodos de selección de proyectos y en concreto de los modelos económicos, hay algunos términos de contabilidad que son muy útiles tener presentes y conocer, y como siempre especialmente si se quiere abordar la certificación PMP.

Por ello estos son otros términos de contabilidad adicionales para la selección de proyectos necesarios:

Valor Económico agregado (EVA): Analiza si el proyecto dará a la compañía más valor que los costos iniciales.

Costo de oportunidad: Se refiere a la oportunidad que se deja de lado para seleccionar un proyecto sobre otro, es la suma del valor de los proyecto/s no seleccionado/s.

Costos irrecuperables: Son costos gastados, estos costos no se tienen en cuenta en el momento de decidir si continuar o no con un proyecto. Ojo con esta que cae en el examen.

Ley de rendimientos decrecientes: Agregar más factores no produce un aumento proporcional en la productividad. Un ejemplo muy claro, si añadimos una persona más para realizar un trabajo la productividad no es completa siempre se va perdiendo, por distintos factores. (Éste término es interesante para profundizar más).

Capital de trabajo: Se refiere a los activos actuales menos los pasivos actuales de la organización, es la cantidad de dinero que la compañía tiene para invertir.

Depreciación: Respecto a este término hay que tener claro que existen dos formas de depreciación principales:

  • Depreciación de Línea recta: La misma cantidad de depreciación ocurre cada año
    Imagen
  • Depreciación acelerada: Existen dos formas (180, 150,130…)
    • Balance de doble amortización decreciente
    •  Por suma de los dígitos del año

depreciacion

El tema de la depreciación también es un campo en el que se puede investigar bastante más y profundizar pero a nivel de examen es suficiente con recordar y manejar estos conceptos sintetizados.

Estos Post son un poco más pesados pero siguen siendo necesarios porque nos dan base y nos permitirán acertar de forma rápida unas pocas preguntas muy valiosas en el examen.

En cualquier caso si nos preguntan por estos términos seguimos en la gestión de la integración.

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Métodos de Selección de Proyectos

Métodos de Selección


Seguimos con el tema de Gestión de la Integración (Área de conocimiento) en el Grupo de Procesos de Inicio, antes de iniciar cualquier proyecto es probable que se evalúen distintos proyectos desde distintas áreas de negocio, en empresas grandes por ejemplo es necesario ordenar los proyectos por prioridad, en empresas pequeñas puede ser más difícil aunque se puede intentar también.

elegir

Para ésta tarea tenemos distintos Métodos de Selección de Proyectos que intentan de alguna forma dar una salida más o menos objetiva (según el método) para poder realizar está evaluación de manera equilibrada y que no sea una selección subjetiva.

Para la certificación es importante centrarnos en la siguiente tabla de métodos, por un lado los métodos de beneficio – enfoque comparativo y por otro los de optimización – enfoque matemático (fáciles de recordar por la palabra programación),

Nota: Atención a las palabras resaltadas!

metodos-de-seleccion-de-proyecto

El que tenemos que tener muy claro para el examen es el caso de los Modelos Económicos resumido en la siguiente imagen.

modelos-economicos

Las flechas de la derecha nos asocian que debemos elegir el de mayor valor (flechas verdes hacia arriba) y el de menor valor (flecha azul hacia abajo).

Sobre estas técnicas y métricas hay mucha documentación pero éstas imágenes simplifican aquello esencial que debemos manejar. Suelen ser preguntas directas en el examen y deberíamos responderlas casi al instante, estas son las fáciles, por otro lado son conceptos generales de gestión de proyectos.

Toda esta información se podría encontrar en el Caso de Negocio o Business Case (Input) por ejemplo y contribuye lógicamente a que se dé visto bueno al proyecto y por tanto a que se desarrolle el Acta de Constitución (Output) .

Gestión de la Integración – Procesos de Dirección

Procesos de dirección


La gestión de la integración se encarga precisamente de aunar la estructura principal del conjunto de la gestión del proyecto desde el inicio hasta el cierre. Si por ejemplo hacemos un esquema de lo que supondría gestionar un proyecto y lo comparamos con los procesos de dirección del área de conocimiento de integración veríamos una secuencia muy coherente.

Los procesos de Dirección son los que siguen:

gestion-de-la-integracion-procesos-de-direccion

Desarrollar el Acta de constitución: Refleja el inicio formal del proyecto su aprobación por parte del negocio y el patrocinador, así como la personificación y responsabilidad del jefe de proyecto.
Desarrollar el Plan para la dirección del proyecto: Unifica todos los planes subsidiarios en un todo cohesivo.
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto: Hay que encargarse de ceñirse y seguir el plan definido tanto a nivel de trabajo como del equipo de personas que lo conforman.
Dar seguimiento y controlar el Trabajo + Realizar el control integrado de cambios: Validar el trabajo e incluso realizar ajustes al plan son procesos también de la gestión de la integración. El control integrado de cambios es uno de los pilares que hay que cuidar en el proyecto y cuya gestión puede tener un impacto crucial en el desempeño y resultado del proyecto.
Cerrar el proyecto o fase: Sabemos que un proyecto es un proceso finito, por lo que el proceso de cierre es formal e implica un trabajo que es importante respetar.

Si nos fijamos nos damos cuenta que la gestión de la integración es el único Área de Conocimiento que tiene Procesos de Dirección en cada Grupo de Procesos(Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre)

Nota: Recordar que asentar bien la terminología de:

  • Área de conocimiento
  • Proceso de Dirección
  • Grupo de Procesos de Dirección

Es el primer paso para afrontar esta metodología y para el examen de certificación, al principio puede ser frustrante y confuso pero a medida que se avanza se afianza y es de lo más útil a nivel de terminología.

Entradas/Salidas y Herramientas/Técnicas

Entradas/Salidas y Herramientas/Técnicas


En realidad todo el material que utilizamos y generamos para la gestión de un proyecto sigue un proceso cómo hemos visto, la base más allá de cada área de conocimiento es la de disponer de unas Entradas / Inputs que a través de unas Técnicas / Herramientas concretas transformamos o modificamos en unas Salidas / Outputs, que por norma general en gestión tradicional suele ser documentación de algún tipo.

Por ejemplo:
El proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Generalmente las Entradas, Salidas y Herramientas nos viene dado en el Pmbok en forma de cuadros para sintetizar los procesos.

proceso desarrollar el acta de constitución 1

proceso desarrollar el acta de constitución

Es decir, estos cuadros nos indican exactamente cómo debemos hacer algo, en este caso de ejemplo, cómo debemos hacer el Acta de Constitución, para ello necesitamos disponer de todas las entradas indicadas y mediante el juicio de expertos y algunas técnicas de facilitación, terminaríamos por desarrollar un acta de constitución sólido, si empezamos a perder de vista entradas o no utilizamos las técnicas apropiadas podemos incurrir en un gasto de tiempo y esfuerzo y probablemente no nos quede un acta de constitución sólido.

Si por ejemplo nuestro equipo de planificación está teniendo problemas para desarrollar alguno de los planes subsidiarios puede deberse a que haya una carencia de Inputs lo que se traduce en falta de información, es responsabilidad del jefe de proyecto guiar el proceso de gestión y asegurarse de que la información llega en tiempo y forma a todos los Stakeholders, incluidos el propio equipo de dirección.

Áreas de Conocimiento

Áreas de Conocimiento


Del mismo modo y teniendo presente la imagen del cuadro de PMI podemos tener una imagen rápida de las distintas áreas de conocimiento, estas cómo es de imaginar, agrupan procesos por naturaleza y foco común que mantienen, es decir, cada área de conocimiento, dentro de las distintas áreas las más conocidas son Alcance, Tiempo y Coste pero son bastantes más.

Para identificarlo claramente tenemos que abordar el cuadro desde una perspectiva horizontal.

áreas de conocimiento

Las áreas de conocimiento son:

  • Gestión de la Integración
  • Gestión del Alcance
  • Gestión del Tiempo
  • Gestión del Coste
  • Gestión de la Calidad
  • Gestión de las Comunicaciones
  • Gestión de los Riesgos
  • Gestión de las Adquisiciones
  • Gestión de los Interesados

Este cuadro y sus normas generales podremos deducir claramente en que momento, área de conocimiento o proceso nos encontramos en el proyecto, aspecto fundamental para poder elegir correctamente la respuesta en el examen de certificación.

Grupos de Procesos de Gestión

Grupos de Procesos


Siempre que alguien piensa en el PMbook y en la visión de gestión a través de la metodología tradicional, la primera imagen que tenemos (o deberíamos tener en la cabeza con mayor o menor detalle) es la del famoso cuadro de PMI qué es ni más ni menos que el resumen y guía general de todo el proceso.

Probablemente la imagen no se vea muy bien pero si las flechas que es lo que interesa remarcar en este post.

grupos de procesos de gestión

Lo importante que tenemos que saber es que PMI dos distinciones muy claras en gestión de proyectos, por un lado los Grupos de Procesos, las columnas por lo que nos enfocaríamos en visualizar el cuadro en vertical y por otro las Áreas de conocimiento (próximo post).

Cuidado con confundirlo con las fases o ciclos de desarrollo de software que por norma solemos definir como:

  • Inicio,
  • Diseño,
  • Desarrollo o Implementación,
  • Despliegue,
  • Cierre o Transferencia.

El ciclo de vida del proyecto y los grupos de procesos son cosas diferentes y hay que marcar bien esa diferencia, estos grupos de procesos se pueden repetir en las distintas fases de un proyecto que dependiendo del sector (arquitectura, Ingeniería del Software, Medicina…) los proyectos pueden tener un ciclo de vida concreto.

Por ejemplo:

“Supongamos que tenemos un proyecto en el que se va a diseñar y construir una gran fábrica de manufactura y supongamos que el ciclo de vida del proyecto se divide en las siguientes fases”

esquema concepto ciclo y grupos de proceso

“Como se aprecia claramente dentro de cada fase y debido a la dimensión de cada una se realizan y llevan a cabo todos los procesos de dirección, incluidos los procesos de inicio y los procesos de cierre en cada fase.”

Hay que tener claro que PMI identifica 47 Procesos de gestión agrupados en 5 Grupos de Procesos

  • Grupo de Proceso: Inicio (2 procesos)
  • Grupo de Proceso: Planificación (24 procesos)
  • Grupo de Proceso: Ejecución (8 procesos)
  • Grupo de Proceso: Seguimiento y Control (11 procesos)
  • Grupo de Proceso: Cierre (2 procesos)

Otro aspecto muy importante es que estos procesos, no son secuenciales a excepción de los procesos de planificación que si son secuenciales e iterativos. Es decir en general todos los procesos pueden producirse y se llevan a cabo en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto.

El caso más claro que nos ayuda a recordar esto es por ejemplo el proceso, Identificar Interesados, del grupo de procesos de inicio que se puede producir a mitad del proyecto, porque o bien no lo habíamos identificado al principio o ha surgido un interesado o stakeholder nuevo durante el proyecto.