Grupos de Procesos de Gestión

Grupos de Procesos


Siempre que alguien piensa en el PMbook y en la visión de gestión a través de la metodología tradicional, la primera imagen que tenemos (o deberíamos tener en la cabeza con mayor o menor detalle) es la del famoso cuadro de PMI qué es ni más ni menos que el resumen y guía general de todo el proceso.

Probablemente la imagen no se vea muy bien pero si las flechas que es lo que interesa remarcar en este post.

grupos de procesos de gestión

Lo importante que tenemos que saber es que PMI dos distinciones muy claras en gestión de proyectos, por un lado los Grupos de Procesos, las columnas por lo que nos enfocaríamos en visualizar el cuadro en vertical y por otro las Áreas de conocimiento (próximo post).

Cuidado con confundirlo con las fases o ciclos de desarrollo de software que por norma solemos definir como:

  • Inicio,
  • Diseño,
  • Desarrollo o Implementación,
  • Despliegue,
  • Cierre o Transferencia.

El ciclo de vida del proyecto y los grupos de procesos son cosas diferentes y hay que marcar bien esa diferencia, estos grupos de procesos se pueden repetir en las distintas fases de un proyecto que dependiendo del sector (arquitectura, Ingeniería del Software, Medicina…) los proyectos pueden tener un ciclo de vida concreto.

Por ejemplo:

“Supongamos que tenemos un proyecto en el que se va a diseñar y construir una gran fábrica de manufactura y supongamos que el ciclo de vida del proyecto se divide en las siguientes fases”

esquema concepto ciclo y grupos de proceso

“Como se aprecia claramente dentro de cada fase y debido a la dimensión de cada una se realizan y llevan a cabo todos los procesos de dirección, incluidos los procesos de inicio y los procesos de cierre en cada fase.”

Hay que tener claro que PMI identifica 47 Procesos de gestión agrupados en 5 Grupos de Procesos

  • Grupo de Proceso: Inicio (2 procesos)
  • Grupo de Proceso: Planificación (24 procesos)
  • Grupo de Proceso: Ejecución (8 procesos)
  • Grupo de Proceso: Seguimiento y Control (11 procesos)
  • Grupo de Proceso: Cierre (2 procesos)

Otro aspecto muy importante es que estos procesos, no son secuenciales a excepción de los procesos de planificación que si son secuenciales e iterativos. Es decir en general todos los procesos pueden producirse y se llevan a cabo en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto.

El caso más claro que nos ayuda a recordar esto es por ejemplo el proceso, Identificar Interesados, del grupo de procesos de inicio que se puede producir a mitad del proyecto, porque o bien no lo habíamos identificado al principio o ha surgido un interesado o stakeholder nuevo durante el proyecto.

Otros Conceptos

Otros conceptos a recordar


Tanto si nos queremos enfrentar al examen de certificación PMP cómo si queremos tener en mente términos y conceptos relacionados con la gestión de proyectos, hay algunos conceptos que aunque prioritarios nos tienen que sonar, de forma que podamos situarnos rápidamente.

  • Puntos de Chequeo, Puertas de despedida o puntos de asesinato son todos términos para revisiones de fase y decisión de si continuar o no con el proyecto.
  • El hecho Romper los proyectos grandes en fases permite mantener el foco en los objetivos de negocio y que estos sigan siendo válidos.
  • Las principales Destrezas de Dirección general son Planear, Organizar, dotar de personal, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones.
  • El Valor Monetario Esperado es la probabilidad multiplicada por impacto de una oportunidad (riesgos).
  • Regla 4/40 Siempre nos enfoca al de Definición de alcance.
  • Regla de 80/20 Por norma general nos sitúa en Definición de calidad/ Problemas.

Existen muchos más pero estos de base son interesantes tenerlos presentes. Saldrán más adelante.

Oficina de Dirección de Proyectos

PMO


La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) tiene como misión principal la de Centralizar y Estandarizar todo el proceso de dirección de proyectos dentro de una compañía. En función del tipo de este organismo, mayor o menor será su implicación en el proceso.

Últimamente le estoy encontrando utilidad para designar que metodología podemos aplicar en función de la naturaleza del proyecto, evitando caer en el concepto o el supuesto de que siempre nos referimos a metodología tradicional y no es así, podemos incluir por ejemplo que en un proyecto sea necesario o mejor aplicar Scrum o cualquier metodología ágil.

  • De Apoyo
    Proporciona políticas, plantillas y lecciones aprendidas. Ejerce un nivel bajo de control sobre los proyectos.
  • De Control:
    Proporciona apoyo y dirección en la organización con respecto a la dirección de proyectos, utiliza herramientas específicas de dirección y garantiza el cumplimiento de las prácticas de la organización. Ejerce un nivel moderado de control.
  • De Dirección:
    Proporciona directores de proyectos para diferentes proyectos y es responsable de los resultados de esos proyectos, todos los proyectos, o los proyectos de cierto tamaño, tipo o influencia son dirigidos por esta oficina. Ejerce un alto nivel de control.

Balanceo de Metodologías

Elegir o Ajustar una Metodología de Gestión


De la mano del post anterior, me gustaría compartir con vosotros un pequeño documento que encontré navegando por internet mientras hacía un trabajo para la universidad.

El trabajo es de @Juan Gabardini y @Lucas Campos y fue publicado en 2004 como parte del trabajo de un congreso de PMI en 2004, en buenos aires Argentina

Os dejo un link dónde está el documento, muy recomendable e interesante

http://www.rmya.com.ar/Download/Paper_BMOPA.pdf

 

Metodologías de Gestión

Los cimientos: Metodología de Gestión


Una vez planteado el proyecto en sus líneas generales, es momento de hacer una nueva reflexión e intentar enmarcar nuestro proyecto dentro de una tipología o naturaleza

A grandes rasgos y aunque de cada una existen distintas metodologías ya formadas, podríamos definir tres grandes grupos.

  • – Metodologías Tradicionales (Orientadas al plan)
  • – Metodologías Ágiles
  • – Metodologías Mixtas

Más adelante dedicaremos apartados enteros a cada uno de los tipos pero en una primera aproximación y de forma que podamos clasificar el proyecto la siguiente tabla nos puede ayudar.

 

Metodologías Ágiles Metodologías Tradicionales
Los requisitos no son concisos, el cliente o usuario puede no tener claro todos los requisitos, lo que asume que el nivel de cambios durante el desarrollo es elevado Se conoce todo el alcance, dejando un margen reducido para los cambios.
Requisitos definidos
Proyectos pequeños o claramente orientados a prototipos incrementales y en algunos casos medianos. Proyectos Medianos y Grandes
Se ajusta muy bien cuando el objetivo es generar principalmente productos, que se pueden entender como prototipos incrementales
Es más específico
Orientado a cualquier tipo de bien o servicio
Es más global.
Equipos de trabajo reducidos, menor de 10 integrantes. Equipos grandes de trabajo, mayor de 10 integrantes y seguramente distribuidos geográficamente.
Orientado a la colaboración directa con el cliente, esto es en el día a día. El contacto con el cliente es a través de la cadena de mando y suele ser más formal, con impacto sobre el contrato.
El contrato es dinámico pudiendo sufrir cambios según el alcance de cada prototipo El contrato es fijo y por el producto final.
Aunque se aceptan perfiles junior, y a medida que pasa el tiempo y esta metodología se integra más en las empresas es más común verlo, es importante que los perfiles sean senior con mucho recorrido debido a que hay que adaptar cambios complejos en poco tiempo. Se aceptan todo tipo de perfiles.
El equipo es un todo, y la figura del Ágil Manager suele ser de facilitador, estructura horizontal. Estructura Jerárquica definida y cadena de mando formal vertical.
Documentación reducida Amplia documentación.
Iteraciones (sprints) rápidas (ciclos cortos 2 – 4 semanas) Iteraciones lentas, procesos formales de iteración
Sistema de cambios integrado en el día a día. Sistema de Cambios formal, procedimiento bajo contrato de Gestión de Cambios en el proyecto.

Veremos y ampliaremos en detalle cada punto y navegaremos sobre metodologías de ambos tipos

  • Ejemplo de Metodología Ágil: Scrum, Prince
  • Ejemplo de Metodología Tradicional: PMBok (PMI) o RUP

Esta elección definirá el enfoque del proyecto y la forma de trabajo que queremos seguir.

Como no quiero cargar los posts empezamos dando pequeñas pinceladas de los temas para luego entrar en profundidad.